書類の電子化 未来BOOK PROの特徴 | 自炊代行/本・書類の電子化サービス|未来BOOK

未来BOOK PROの特徴

未来BOOKで電子化する理由

高セキュリティ
・スキャンデータ漏洩防止の為、原紙(破棄迄)は社内管理しています。
カウント、仕分け、スキャン、チェックの画像作業は事務所内にて作業します。
・原紙保管は、未来BOOK以外の会社等との共有倉庫を使用していません。
高品質スキャン
・未来BOOK PROのスキャニングは、本の電子化で培った経験と技術により最高品質です。
サンプルはこちら。
徹底したチェックシステム
・原紙とデータの2重チェックにより、スキャナー重送による原紙のスキャン漏れを撲滅!
・人の目と手作業による徹底したチェック体制を実現しています。

書類の電子化メリット

OCRキーワード検索
膨大な書類データからキーワード検索できます。コピー&ペーストも可能に!
OCR(光学文字認識)処理を施した電子データでは、1つ1つの文字の検索・選択が可能になります。
膨大な文字数・枚数の書類から、必要な情報を探さなければいけない時が多々あります。そんな時、実際に書類を1枚1枚めくりながら、目視で探すのは時間がかかり、目の疲労にも繋がります。
しかし、書類をOCR処理を施したPDF化してあれば、時間と手間の大幅な短縮に繋がります。PDF上の検索窓に目的の文字を打ち込むだけで、瞬時にその場所へと移動してくれるからです。
書類の同時閲覧
データなので、複数人による書類の同時閲覧が可能。
社内で急に確認が必要になった書類を、すでに誰かが持ち出していたり使用している場合があります。書類を電子データ化しておけば、複数人での同時アクセスが可能なので、このような事態を避けられます。
また電子データは場所の制限も飛び越えます。外出先から確認が必要になった時でも、電子端末(ノートPC、タブレット、スマートフォン等)さえあれば、クラウドを使用したアクセスや、メールで送付して貰う事で対応できるのです。
紛失リスク回避
原本貸出による紛失のリスクを回避できます。
原本を貸し出して紛失されてしまった場合、嘆いても後の祭りです。これもまた電子データ化しておけば避けられるケースです。しかも実際の紙のコピーとは違い、保管場所を大きく取りません。
電子端末からの利用
電子端末によって大量の書類を携帯できます。
書類を電子データ化しておけば、大量の書類をカバンに詰め込んで持ち歩く必要がなくなります。身体を鍛えているのでなければ、体力消耗に繋がる重いかばんを持ち歩くのは非効率です。 電子データなら、ノートPC・タブレット・スマートフォン等の電子端末に入れて持ち運べますし、その容量は実際の紙の比ではありません。データをどれだけ詰め込んでも、電子端末の重量はもちろん変わりません。
ピッキング時間削減
書類を歩いて取りに行く時間を削減できます。
      
災害時のリスク回避
地震によるラックの転倒、火災・盗難のリスク回避に。
一度燃えてしまった書類は、二度と元には戻りません。盗難にあった場合もほぼ同様です。また、書類をラック・書類棚によって保管している会社・企業様は多いようですが、近年特に頻発している地震による転倒と、それに伴う怪我人の発生や器物破損を心配されている方が多いのも現状です。
事が起きてからでは遅く、これらの不安の芽はすぐ摘むに限ります。
書類を電子データ化しておけば、これらの不安がまとめて解消されるのです。
保管のコスト削減
保管スペースの賃貸料金を削減できます。
膨大な量の書類を保管するラックや書類棚、それらが置かれている部屋・倉庫・建物。書類を電子データ化すれば、これら保管スペースを別の目的へと一気に有効活用できます。書類保管のために倉庫を借りている会社なら、その賃貸料を完全に削減できるのです。下記「書類の量の目安」もご参考ください。
無限の可能性
書類の電子化には他にも様々な可能性があります。
書籍・写真・音楽・動画等、あらゆる情報が電子データで管理されてゆく時代です。これらの電子データを効率的に管理したり、既存データを生かした新たな生産物を作るサービス等も続々と生まれていて、この流れは今後ますます加速していくでしょう。
人・時間・空間の垣根を軽々と越えられる電子データの可能性はまさに無限大です。
未来BOOK PROは企業様がこの新時代に足を踏み入れる先導役となります。
「高品質」「高コストパフォーマンス」「高セキュリティ」を誇る当社の書類の電子化サービスをぜひお試しください。

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